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One Hundred Lessons on Monastery Language and Affairs 5: Organizational Management 《僧事百講5-組織管理》

Lecture 14: Administrative Matters 第十四講.行政學習

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第十四行政學習

  現代出家人不能念佛誦經不只弘法講經滿足人事行政管理行政能力經驗
  橫遍十方三際」,運用行政管理做到處處周到做到下聯不論遠近各處圓滿周全
  能夠周到周全周遍就是行政管理


  行政工作寺院道場一切事務不可或缺不容忽視舉凡法會活動財務人事制度政府機關團體往來交涉等等涉及行政工作倘若行政能力常識不足寺院道場一切行事運作停滯受阻不得順利推展人事行政,「馬祖叢林百丈清規以來非常重視人事管理因為健全人事健全寺院才能正常運轉。」由此可見行政工作對於一個寺院道場重要性
  佛教未來發展見識出家人必須具備行政能力詳盡解說


(1):現在出家人弘法度眾住持道場除了講經說法需要有的行政經驗至少達到什麼程度行政工作寺院重要性如何
行政工作一個人多少懂得一點也是必要學習項目倘若行政外行縱使其他工作內行沒有基礎怎麼說呢我們人事行政文書行政管理行政等等無論一個領域行政基礎一旦行政內行有了處理行政事務經驗什麼事方便
  所以現代出家人不能念佛誦經不能弘法講經滿足人事行政管理行政能力經驗此外大眾事情以及單位連繫外界來往必須通達總之一切事務行政才能尊重。「行政學習這個主題能夠透過這個主題各位出家人說明行政管理寺院道場重要相當有意義


(2):寺院道場事務多元所需行政人員相對多樣化一個寺院道場應該培養行政人員
一個寺廟最多大眾」,重要人事管理人事調派佛教馬祖叢林百丈清規以來非常重視人事管理因為健全人事健全寺院才能正常運轉所以,「人事行政相關人員需要培養還有佛事需要人員需要文書寺院事務需要通知聯絡相關單位機構文書行政人員必要寺廟財物存放檔案管理資料檔案行政人員應該培養方面人才此外教育行政法務行政財務行政等等也是一個寺院必須培養行政人員


(3):行政人員工作各方連繫通知應該做到什麼程度
一個行政人員做人周到做事周全佛經三際橫遍十方說明法身宇宙真理什麼樣如何解釋時間三際」,過去到現在現在未來空間橫遍十方」,無處不在無處沒有極樂世界阿彌陀佛阿彌陀佛就是一個管理專家講說教理內涵不是管理阿彌陀佛管理西方極樂世界三際橫遍十方」。法身無窮無盡無邊無限超越時間超越空間。「阿彌陀佛無量壽無量光。「無量壽就是不受時間限制;「無量光就是不受空間限制不受時間限制不受空間限制什麼就是真理」。
  橫遍十方三際」,運用行政管理做到處處周到做到下聯不論遠近各處圓滿周全能夠周到周全周遍就是行政管理


(4):行政工作,「報告重要工作究竟報告重要性如何尤其報告應該注意什麼事
在行政工方面出家人寺廟裡面團體機關一樣上頭主管下面大眾任何事情不是自己就算以後相關人員自己長官領導報告自己部下增進瞭解說明
  歐洲弘法一個外交官告訴當地一個外交機構每天至少國內報告四次可以不在報告一旦養成報告習慣主管認為任何事情身上得到瞭解得以預先知道事情發展脈絡下一步工作應該怎麼預備洞察先機如此主管必定欣賞提拔對於屬下告訴大家事情進行情況提供資訊相對獲得大家擁護歡喜
  一個人懂得報告懂得分寸就是適當不能大小事情報告太過囉嗦不行應該條例不能長篇大論經常報告選擇重點報告
  另外資訊提供及時掌握當今社會動態人事政治各種分析各種新聞報導並且主管報告寺廟一日事務活動報告今天氣候人來客去重要行事人事異動等等主管報告做主耳目身為部下重要工作


(5):對於一些寺院弘法活動法會佛事教育事業宣傳可以透過哪些方法
可以運用刊登廣告召開記者會撰寫新聞方式對於寺院一些弘法活動佛教事業宣傳而言撰寫新聞稿發給電視台稿子或者網路新聞乃至一個簡訊一些重要人士知道訊息相當重要
  身為文書行政人員撰寫文書基本能力內容力求要言不煩禮貌周到文字暢達表達清楚基本要求另外通知哪些人士清楚明白不可迷糊主管往往部下報告行動決策所以學會報告」、懂得報告」、報告」,重要


(6):撰寫新聞稿什麼要訣
一般來說沒有新聞稿縱使文章不會新聞稿這種現象匪夷所思因為幾乎每個人天天報紙那麼怎麼新聞稿不會
  撰寫新聞稿其實簡單要領等於佛經六成就」。所謂六成就信成就主成就時成就眾成就處成就新聞稿也是一樣主要事情時間地點做法重點敘述就是一個分類解釋內容不宜掌握重點說明無需誇大其詞事實標題符合主旨吸引
  新聞稿一種通知報紙天天接受寺院弘法活動宣傳電視台覺得新聞可看自然電視報告訊息散播能夠得到媒體宣傳這個文書行政就算得很成功


(7):一個道場寺或者一個團體教會總要自己大眾介紹一般都會編印簡介」。究竟如何編印簡介」?功用不大
關於簡介」,現在航空公司要有一個簡介一些相關資訊航線推出專案等等大眾介紹一家旅行社經辦業務聯絡方式等等一個簡介工商企業經營產品銷售狀況業務往來等等要有一個簡介甚至現在學校圖書館也是透過簡介介紹業務招生辦法……。一個團體外面聯繫瞭解簡介絕對少不了
  同樣寺廟透過簡介每年法會每週舉辦活動信徒參與活動時間道場聚會資訊簡明扼要介紹大眾知道
  負責編印文書行政人員應該常常更換簡介一旦有了不同工作不同活動就要推出不同簡介所以簡介就是寺廟簡單介紹大眾永遠大家在一起永遠大家知道寺院弘法不容忽略工作


(8):寺院道場舉辦法會對外通告應該注意哪些撰寫通告原則
通告」,原則簡單明瞭不必咬文嚼字並且掌握幾個重點活動名稱本寺水陸法會或是舉辦信徒大會時間定於某時某某大會參加對象活動主旨相關事項列出重點信徒知道一個通告法會或者活動說明清楚信徒知道應該什麼時候什麼地方應該準備什麼東西配合大會舉行簡單說明一個行政人員不能不不能疏漏


(9):寺廟辦事弘法活動總要擬定計劃擬定計劃撰寫計劃注意哪些方面
一個寺院團體必定經常更新經常事業養老院孤兒院雜誌一次法會舉行一次參訪邀請大法講經以及寺院重修成立讀書會等等需要設計一套完整計劃不會計劃怎麼辦活動怎麼成立事業另外進一步問題需要一個計劃比方說多少經費經費哪裡呈報政府機關同意聯合各方給予資助通知哪些單位配合活動進行呈報相關人事單位他們共同參與
  計劃當然人人不過周全通順流暢簡潔明瞭要得各方歡喜贊助。「計劃」,能夠事前安排計劃事後追蹤成果自然能夠提高工作效率事情圓滿


(10):一個寺院如果單位應該怎麼樣集體創作舉辦活動
現在社會時興叫做團隊」。一個團隊集體創作大家一起團隊當中一個單位一個人三際橫遍十方觀念我們周全」、「皆大歡喜」、「共同參與想法不能:「。」這種實際上不會做事不能:「。」不對
  一個團隊大家皆大歡喜通力合作沒有高低大小重要不重分別而是相輔相成關係彼此包容分工合作成就團體事業做事巧妙也是一個行政工作者應該要有處事觀念態度


(11):佛教舉行弘法活動因為自己寺院空間不夠寬敞不得不向外機關場所關於方面行政工作應該注意什麼
過去使用空間寺廟商討借用現在怎麼反而寺院空間不夠社會地方由此可見現在寺廟發展或者寺廟建築有了問題比方說大雄寶殿供奉過多佛像以至於沒有空間可以使用建設供奉羅漢祖師寮房這個那個人寮房位置沒有調配造成舉辦活動沒有地方齋堂提供大眾用餐不容常常做為別的用途
  當今寺廟建築規劃講究考慮周全除了建設大雄寶殿要有禮堂除了齋堂要有講堂提供講經說法教室客堂必須具備甚至客堂一個不夠因為有時寺廟同時客人來訪不能所有通通會集在一起講話應該第一第二分別談話
  寺廟具備提供休息聯誼交流舉辦活動功能客堂教室規劃好幾有時信徒帶來小孩青年要有教室可以活動甚至禪堂念佛需要建設寺廟功能適合大眾使用具備公共用途性質現在寺廟必須考慮這樣問題
  當然外面場所比方說巨蛋體育場大會堂學校操場○○慶祝實施國定佛誕節母親節週年國際佛光會總統府凱達格蘭大道舉行慶祝活動當日十萬人參當然寺廟不得辦法只得寺院以外單位可以


(12):寺廟有一些社教課程行政人員在編教材除了金玉滿堂」、「教科書佛學課程還有哪些社會課程可以利用
社會大眾展開佛教教化當然佛教教材佛教經律論最好教材不過因為佛教經律論浩瀚義理深奧古文難懂現代人不容易領會理解祖師大德詩詞應用文得體可以運用
  只是寺院道場度眾教化不能天天佛教佛教應該容納社會家的學說基本上佛教排斥中國文化過去釋道一向合作融和我們童年少年時期論語》、《孟子》、《幼學瓊林》、《百家姓》、《千字文》、《三字經可以做為教材甚至於道家典籍義理深奧一點莊子》、《老子》,或者古文觀止》、《古今文選》、《戰國策》,以及古人撰寫筆記小說等等可以這些典籍裡面資料當中材料浩瀚
  中國文化博大精深如果文科方面其中作為教材可以不盡不竭


(13):法會佛事方面哪些文書作業
舉行法會之前通知通告十方策劃程序訂定時間表配置參加人數提供主管決定牌位公告周知大家……。文書行政不少事情關乎運作是否能夠正常順利身為一個出家人階段一定要文章否則以後什麼事無法起來


(14):寺院行政人員有事往來時候稱呼應酬語言什麼注意地方
寺廟寺廟語言出家人出家人語言往往一個寺廟幾千並不個個君子讀書人當中各種份子可謂龍蛇混雜」。重要彼此之間不會吵架為什麼因為叢林語言」。叢林當中講話不能得罪任何事情:「請教上下」、「長老開示」、「對不起」、「學人慚愧」……。彼此語言往來不會質問不會產生糾紛
  而今一個寺院住眾之間擴大一些來往進行一些聯誼當中應對態度如何首先對方職稱,「長老」、「當家等等禮貌尊重
  中國人禮多人不怪」,中國人謙虛尊重現在社會提倡包容」、「自我謙虛」。其他寺院來往這些美德理念發揮實踐一些讚歎一些恭維歡喜對方得很自己縮小老二哲學處事如此一來必定朋友他人重視尊重
  談到來往交流其實大家出家人見外佛教你我但是,「自我謙虛還是相當重要交往


(15):寺院行政有時電話進行業務往來電話往來究竟如何應對
電話往來有的時候容易產生誤會因為電話兩頭彼此不到如果講話比方說,「講話!」、「?」、「?」、「!」等等語言口氣不得有的時候聽話不清楚發生誤會以至於電話溝通連絡時候客氣謙虛
  中國方言因為不清產生誤會時而例如過去有人打電話故宮博物院院長先生開頭便:「?」;「部長。」由於先生湖南結果對方」,於是:「!」:「部長。」對方有些不悅:「為什麼?」加強語氣:「部長。」兩個這樣一來一往產生糾紛
  電話要有電話修養
  第一長話短說不要佔用電話時間
  第二音量不要大聲
  第三一點」、「對不起」、「謝謝」。
  第四懂得稱呼記住對方名字家庭關係
  這些必須注意細節


(16):寺院政府機關團體或是個人書信往來哪些特別注意
稱呼署名以及書信裡面應酬恭維讚美……,這個公文大家能夠接受尤其書寫信封天地掌握還有地址字體一定規格書寫有了差錯對方看不起認為信封不會
  一般來說名字位置高一地址一點寄信地址一點就是姓名不可地址另外名字中間不能旁邊寄信姓名尤其是掛號信信件
  許多書寫信封一些小事卻是必須注意留心小事沒有錯誤將來大事不至於出差錯


(17):個人團體單位互相往來除了電話、e-mail連絡有時候可以較為簡便方法也就是便條」。便條什麼特別注意
便條使用過去沒有電話時代一個寺院道場並不拿起電話而是便條連繫知會單位比方說寺院客人拜訪當家便條庫房:「準備客飯某時某某地方客人用齋某某他用。」庫房便知道客人行情應該如何準備心裡
  譬如客堂今天寺院什麼客人必須大和尚報告請示某某地方長老接見需要請示開示一類情況需要書寫便條可以寺院過去便條等於現在簡便電話
  其實應該要有便條因為留下字句電話字條收據借條留下文字證據還是必要至於應該怎麼用心就是祕訣


(18):信徒開店請法」,生兒育女法師取名」。怎麼樣一個名字
一個常住做到知客當家應該具備許多本領寺院道場信徒信徒不通許多關節寺廟出家人大眾老師就要一點幫助
  關於命名名字太多總之中國人名字筆劃不要太多但是起來不會走音產生誤會成了另外一個意思此外正常順利容易就是名字
  也是一樣店家公司交通衣食還是裝潢行業各自意思一個吉利招牌總而言之命名只要不俗起來順口響亮怪異偏僻就是名字


(19):對於一些婚喪喜慶喜幛輓聯題詞等等應該怎麼樣應對
這個應該一個出家人所謂不會」。信徒佛化結婚可以菩提眷屬」、「佛化鴛鴦」、「共命之鳥」、「美滿姻緣等等喜幛祝賀信徒可以須彌」、「無量壽佛」、「福如東海」、「壽比南山等等花開見佛」、「人間」、「功德圓滿」、「滿
  出家人還是具備這些基礎文書基礎基礎文學常識通達一點以便


(20):寺院道場認識哪些有關政府單位
一個寺廟必定認識就是派出所村里這些就近貼近政府單位除了警察局以外縣政府縣政府當中重要就是民政局宗教禮俗以及教育教育局財政社會……,業務寺院道場有一些關聯
  縣政府以外便是主管宗教內政部民政寺院有關另外教育部寺廟性質現在佛教大學教育部高教來往


(21):寺院道場政府往來什麼樣行政業務
一個寺廟和政之間應該如何往來保持什麼樣關係說起出家人方外寺廟涉及政治其實一個寺院道場世俗社會相關問題譬如政府一個通知寺院僧人明白怎麼響應知道應該怎麼樣回覆寺院不能這些公文來函相應不理
  有時候政府寄來寺廟報稅或者報戶口或者要求寺廟報告年下哪些事情舉辦哪些活動等等不能相應不理有時候政府發動民間團體社會希望寺院協助幫忙不能不管置之不理
  基本上寺院來往相關政府機關主管宗教內政部民政各種內政事務有關甚至於出國必須外交部有所交涉往來準備創辦一個民間補習班計劃開辦社區大學設立文教基金會這些事務教育部有關
  佛教出家眾當今政府一些行政事務還是互通往來當然寺廟沒有政府機關專精周全但是不能差勁不能政府官員:「不懂!」、「不會!」如此佛教落伍為了表示佛教不落出家人應當多多學習文書行政


(22):一個行政人員必須瞭解哪些宗教有關法令章程
寺廟登記財團法人寺廟建造寺廟變更登記寺廟董事會寺廟宗教法各個有關團體各種法制還有財務法令房屋地價營業稅土地增值稅殯葬管理條例等等應該有所瞭解平時留心政府一些相關法令政策尤其現在一些殯葬業者寺廟為了公墓為了一直糾紛不已其實屬於因而爭執不斷
  可以佛教等於一塊大餅慢慢大家發現其中利益吞食大餅佛教因此越來越縮小可惜因此佛門應該及早防備


(23):寺院財務應該怎麼樣運作
寺廟最好不要有錢所謂」。寺廟沒有就是平安寺廟沒有大家精進用功辦道錢財爭執東西需要太多只要足夠運用佛法事業建設推展
  寺廟錢財要有收支預算也就是年收入多少運用多少最好不要覬覦或許有人認為:「不能不防備往後恐怕各種災情應當一些儲蓄以防萬一。」確實二分少數少量可以其實佛教需要過分防備因為佛教佛祖信徒他們我們防備


(24):行政重要工作內容就是人事文書人事行政應該注意什麼
人事公平人事公開人事懂得提拔人才人事激勵大家使上進使升高另外應有福利不可間斷不能大眾吃虧個人當權負責任可以一點大眾不可以吃虧我們學習吃虧使職事學會吃虧而且吃虧就是討便宜何樂而不為
  人事行政人事管理大眾利益大眾有利常住所以具備供養大眾這樣發心負責人行政乃至常住是非重要處事


(25):「資料管理行政工作不可忽視能不我們談談資料管理重要究竟怎麼樣資料管理
水準寺院道場十分重視歷史重視資料尤其是人事資料倘若今年保存明年可能沒有所謂歷史痕跡懂得存留下來
  過去徒眾因為沒有查詢舊例因而舉辦法會不如法徒眾請示:「今年活動應該如何舉行?」告訴:「參考往例。」因為能夠三際」,做事不至於有所欠缺並且能夠隨時有所創新宗風相應當中重要就是資料存檔」!
  幾十年前事務會議幾年前人調動以及寺院相關照片公文帳本通知信函資料珍貴歷史能夠保存予以編號分類管理甚至建立檔案保存資料管理資料寺廟歷史百年一日當前這不對於上下傳承運作歷史考證方面一定影響能夠彰顯一個寺院水準


(26):現在一個科技時代寺廟行政人員有沒有必要學習電腦
當然必要現代科技資訊發達學習不能趕上時代甚至時代淘汰
  如果這樣一個時代善用科技這種方法弘法利生隨順社會寺廟行政人員能夠學會應用行政弘法事業不但受到社會大眾看重自己覺得什麼事能夠得心應手不至於這樣不會那樣不懂事事受挫這不


(27):一個稱職行政人員需要具備什麼樣能力條件
稱職行政人員要有豐富常識人事常識各種機構認識整個社會脈動時局常識善於應用常識佛門許多常識懂得如法出坡公務經懺佛事學會行政策劃懂得總務會計經歷四十八單通達人際關係
  此外要有人緣胸量包容文字流暢通順正派做事謙虛有禮主動積極為人正派守時負責等等一個行政人員應有條件能力

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