One Hundred Lessons on Monastery Language and Affairs 5: Organizational Management 《僧事百講5－組織管理》
Lecture 14: Administrative Matters 第十四講．行政學習
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第十四講．行政學習現代的出家人不能只會念佛、誦經，也不只會弘法講經就滿足了，還要會人事行政、管理行政等能力與經驗。
將「橫遍十方，豎窮三際」，運用在行政管理上，做到處處周到，做到上中下聯繫，不論遠近各處都能圓滿周全。
能夠周到、周全、周遍，就是很好的行政管理了。
行政工作，是寺院道場一切事務不可或缺、不容忽視的一環。舉凡法會活動、建寺辦校、財務、人事、制度，與政府、友寺、機關團體往來交涉等等，都涉及行政工作。倘若行政能力、常識不足，則寺院道場一切行事運作，都將停滯受阻，不得順利推展。單以人事行政來說，「自馬祖創叢林，百丈立清規以來，就非常重視人事管理；因為，有健全的人事，才有健全的寺院，寺務也才能正常運轉。」由此可見，行政工作對於一個寺院道場的重要性了。
本講次以佛教未來發展的見識，及出家人必須具備的行政能力，作一詳盡的解說。
問(1)：現在的出家人要弘法度眾、住持道場，除了要會講經說法外，還需要有的行政經驗，至少要達到什麼程度？而行政工作對寺院的重要性又是如何？
答：行政工作，每一個人多少都要懂得一點，也是必要的學習項目。倘若行政外行，縱使其他的工作內行也沒有基礎，怎麼說呢？我們常說人事行政、文書行政、管理行政等等，無論那一個領域都得靠行政來做基礎；一旦對行政內行，有了處理行政事務的經驗，做什麼事才會方便。
所以，現代的出家人不能只會念佛、誦經，也不能只會弘法講經就滿足了，還要會人事行政、管理行政等能力與經驗。此外，大眾的事情，以及跟各單位的連繫、跟外界的來往，也必須要能通達。總之，一切事務行政都要會，才能受人尊重。「行政學習」這個主題很好；能夠透過這個主題，跟各位出家人說明行政管理對寺院道場的重要，相當有意義！
問(2)：寺院道場的事務多元，所需要的行政人員也相對多樣化。一個寺院道場應該培養哪幾類的行政人員？
答：一個寺廟裡，最大最多的是「大眾」，最難最重要的是人事管理、人事調派。佛教自「馬祖創叢林，百丈立清規」以來，就非常重視人事管理；因為，有健全的人事，才有健全的寺院，寺務也才能正常運轉。所以，「人事行政」的相關人員需要培養。還有佛事需要開牌人員、需要寫文書，寺院事務需要通知、聯絡相關單位及機構等「文書行政」的人員，都是必要的。寺廟的財物存放、檔案管理、資料存查等「檔案行政」人員，都應該要培養這方面的人才。此外，教育行政、法務行政、財務行政等等，也是一個寺院必須培養的行政人員。
問(3)：行政人員在工作時，對各方的連繫、通知，應該做到什麼程度？
答：一個行政人員，做人要周到，做事要周全。佛經裡有以「豎窮三際，橫遍十方」來說明佛的法身，宇宙的真理是什麼樣子？是如何解釋？在時間上，講「豎窮三際」，即從過去到現在，從現在到未來；在空間上，講「橫遍十方」，即無處不在，無處沒有。以極樂世界的阿彌陀佛來說，阿彌陀佛就是一個管理專家，他講說的教理內涵，無一不是管理法。阿彌陀佛管理西方極樂世界，可說「豎窮三際，橫遍十方」。其法身之大，無窮無盡，無邊無限，超越時間、超越空間。「阿彌陀佛」即無量壽、無量光。「無量壽」就是不受時間限制；「無量光」就是不受空間限制。不受時間限制、不受空間限制，是什麼？就是「真理」。
將「橫遍十方，豎窮三際」，運用在行政管理上，做到處處周到，做到上中下聯繫，不論遠近各處都能圓滿周全。能夠周到、周全、周遍，就是很好的行政管理了。
問(4)：行政工作中，「報告」是一項重要的工作。究竟「報告」的重要性如何？尤其「報告」時，應該注意些什麼事情？
答：在行政工作方面，出家人在寺廟裡面就跟團體機關一樣，上頭也有主管，下面則有大眾。任何事情不是自己做了就算。做了以後，還要對相關的人員，對自己的長官、領導報告；對自己的部下要增進瞭解，也得說明。
我曾到歐洲弘法，有一個外交官告訴我，當地有一個外交機構，每天至少要向國內報告四次，可以說無事不在報告！一旦養成報告的習慣，主管認為任何事情都能從你身上得到瞭解，而得以預先知道事情的發展脈絡，下一步的工作應該怎麼預備，能洞察先機。如此，主管必定會欣賞你、提拔你。對於屬下，也都能告訴大家事情進行的情況、提供資訊，相對的，也能獲得大家的擁護與歡喜。
一個人要懂得報告，更要懂得分寸，就是要適當，不能大小事情都報告，太過囉嗦也不行。應該要條例式，不能長篇大論；要經常報告，但要選擇重點報告。
另外，資訊的提供要及時，能掌握當今社會的動態、人事物，政治的各種分析、各種新聞報導，並且向主管報告。寺廟的一日事務和活動也要報告：今天的氣候、人來客去、重要行事、人事異動等等，都得向主管報告。做主管的耳目，這是身為部下者一項很重要的工作。
問(5)：對於一些寺院的弘法活動、法會佛事、教育事業，要廣為宣傳時，可以透過哪些方法？
答：可以運用刊登廣告、召開記者會、撰寫新聞等方式。對於寺院一些弘法活動，或佛教事業的宣傳而言，撰寫新聞稿，發給電視台的稿子，或者網路新聞，乃至寫一封信、發一個簡訊，給一些重要的人士知道訊息，都是相當重要的一環。
身為文書行政人員，會撰寫文書是基本的能力。內容上，力求要言不煩、禮貌周到、文字暢達、表達清楚等，這是基本要求。另外，得通知哪些人士，也要清楚明白，不可迷糊。主管往往都是等部下報告後，才行動、才做決策，所以學會「報告」、懂得「報告」、會「報告」，是很重要的。
問(6)：撰寫「新聞稿」有什麼要訣嗎？
答：一般來說，沒有寫過新聞稿的人，縱使會寫文章，也不會寫新聞稿；這種現象讓人匪夷所思，因為幾乎每個人天天都看報紙，看了那麼多年，怎麼連新聞稿都不會寫呢？
撰寫新聞稿其實很簡單，其要領等於佛經的「六成就」。所謂六成就，即信成就、主成就、時成就、眾成就、處成就。而新聞稿也是一樣，主要的事情、時間、地點、人、做法、重點，先敘述一段，接者就是一個分類的解釋。內容不宜太長，掌握重點，說明白就好，也無需誇大其詞，寫事實就好，而標題要起得符合主旨且吸引人。
新聞稿，也算一種通知。報紙天天接受了，寺院的弘法活動也廣為宣傳了，電視台看了，覺得新聞寫得好、有可看性，自然會在電視上做個報告，把訊息散播更廣更遠。能夠得到媒體的廣為宣傳，這個文書行政就算是辦得很成功了。
問(7)：一個道場寺廟，或者一個團體、教會，總要把自己向大眾介紹，一般都會編印「簡介」。究竟如何編印「簡介」？其功用大不大呢？
答：關於「簡介」，像現在航空公司要有一個簡介，將一些相關資訊、航線、推出的專案等等向大眾介紹；一家旅行社所經辦的業務、聯絡方式等等，也會有一個簡介；工商企業經營的產品、銷售狀況、業務往來等等，也要有一個簡介；甚至，現在的學校、圖書館也是透過簡介，介紹其業務、招生辦法……。一個團體要跟外面聯繫、要給人瞭解，簡介是絕對少不了的。
同樣，一間寺廟要透過簡介將每年所做的法會、每週舉辦的活動、信徒來寺參與活動的時間、道場所辦的聚會等資訊，做簡明扼要的介紹，給大眾知道。
而負責編印的文書行政人員應該常常更換簡介，一旦有了不同的工作、不同活動，就要推出不同簡介。所以「簡介」就是把寺廟簡單的介紹給大眾，永遠跟大家在一起，永遠讓大家知道，這是寺院在弘法上不容忽略的一項工作。
問(8)：當寺院道場舉辦法會，要對外「通告」時，應該注意哪些撰寫「通告」的原則？
答：寫「通告」，原則簡單明瞭就好，不必咬文嚼字。並且掌握幾個重點：一、活動名稱：如，本寺啟建水陸法會，或是舉辦信徒大會。二、時間：如，謹定於某月、某日、某時，開某某大會。三、參加對象。四、活動的主旨。五、相關事項：列出幾條重點給信徒知道。一個通告，把法會或者活動的人、事、時、地、物說明清楚，信徒就能知道：應該什麼時候來，到什麼地方，應該準備什麼東西，以配合大會的舉行。簡單的說明，一個行政人員不能不會、更不能疏漏。
問(9)：寺廟辦事業和弘法的活動總要擬定計劃，擬定計劃、撰寫「計劃書」要注意哪些方面？
答：一個寺院團體必定是經常更新，經常有新的事業。像是辦一所養老院、辦一所孤兒院、辦一份雜誌、啟建一次法會、舉行一次參訪、邀請一位大法師講經，以及寺院重修、成立讀書會等等，都需要設計一套完整的計劃。不會寫計劃書，怎麼辦活動？怎麼成立新事業呢？另外，進一步的問題也需要有一個計劃，比方說，要多少經費？經費從哪裡來？要呈報政府機關同意嗎？要聯合各方，給予資助嗎？要通知哪些單位，以配合活動的進行嗎？要呈報相關人事、單位，讓他們共同參與嗎？
計劃，當然人人會做，不過要做得周全、通順流暢、簡潔明瞭，要得到各方面歡喜、贊助。「有計劃，則不亂」，能夠事前安排計劃，事後追蹤成果，自然能夠提高工作的效率，把事情做得圓滿、做得好。
問(10)：一個寺院如果有很多單位，應該怎麼樣集體創作，舉辦活動呢？
答：現在社會時興叫做「團隊」。一個團隊要集體創作、大家一起來，團隊當中的每一個單位、每一個人都有「豎窮三際，橫遍十方」的觀念，都有「我們要周全」、「要皆大歡喜」、「要共同參與」的想法。不能說：「我做了，我搶功，不給你做。」這種人實際上是不會做事的；也不能說：「你做，我不做。」這也不對。
一個團隊，大家皆大歡喜、通力合作，沒有高低、大小，重要、不重要的分別，而是相輔相成的關係，彼此包容、分工合作來成就團體的事業；這是做事的巧妙，也是一個行政工作者應該要有的處事觀念與態度。
問(11)：佛教舉行弘法活動，因為自己寺院空間不夠寬敞，不得不向外面的機關商借場所。關於這方面的行政工作，應該注意些什麼？
答：過去的人要使用空間，都是跟寺廟商討、借用，現在怎麼反而是寺院的空間不夠用，還要到社會去借地方呢？由此可見，現在寺廟的發展，或者寺廟的建築有了問題：比方說，大雄寶殿供奉過多的佛像，以至於沒有空間可以使用；建設堂口都供奉著羅漢、祖師，所建的寮房，這個人也要住，那個人也要住，寮房位置沒有調配好，造成舉辦活動時，沒有地方可用；而齋堂只提供大眾用餐，也不容許常常做為別的用途。
當今的寺廟，在建築規劃上要講究、要考慮周全。除了建設大雄寶殿，還要有禮堂；除了齋堂，也要有講堂，以提供講經說法之用；教室、客堂也必須具備。甚至，客堂一個不夠，因為有時寺廟同時有幾批的客人來訪，總不能所有的人通通會集在一起講話，應該有第一組、第二組的分別談話才是。
一間寺廟，需具備提供休息、聯誼交流、舉辦活動等功能，客堂、教室應規劃有好幾間才行。有時信徒帶來的小孩、青年，要有個教室可以活動，甚至禪堂、念佛堂都是需要的。建設寺廟，在功能上要適合給大眾使用、具備公共用途的性質；現在寺廟必須要考慮這樣的問題。
當然，要到外面去商借場所，比方說借個巨蛋體育場、借個大會堂、借個學校的大操場，像二○○九年為慶祝實施「國定佛誕節暨母親節」十週年，國際佛光會借總統府前的凱達格蘭大道上，舉行慶祝活動。當日，有十萬人參與，當然寺廟不得辦法，只得向寺院以外的單位借一借，這是可以的。
問(12)：寺廟有一些社教課程，行政人員在編教材時，除了「金玉滿堂」、「教科書」等佛學課程外，還有哪些社會課程可以利用？
答：要對社會大眾展開佛教的教化，當然佛教的教材、佛教的經律論是最好的教材；不過，因為佛教經律論浩瀚，義理深奧，古文艱澀難懂，現代人不容易領會、理解。而祖師大德所寫的詩詞歌賦、應用文也算得體，可以善加運用。
只是寺院道場在度眾教化上，不能天天都是佛教！佛教！應該要容納社會各家的學說。基本上，佛教也不太排斥中國文化，過去儒釋道一向都很合作、融和。像我們的童年、少年時期所讀的《論語》、《孟子》、《幼學瓊林》、《百家姓》、《千字文》、《三字經》都可以做為教材。甚至於道家的典籍，義理深奧一點的《莊子》、《老子》，或者是《古文觀止》、《古今文選》、《戰國策》，以及古人所撰寫的筆記小說等等，都可以到這些典籍裡面去找資料，當中的材料是很多、很浩瀚的。
中國文化博大精深，如果是文科方面，其中能作為教材者，可以說是取之不盡，用之不竭的。
問(13)：法會佛事方面，有哪些文書作業？
答：舉行法會之前，要先通知，要寫通啟，要通告十方，要策劃程序，要訂定時間表，要配置參加的人數，以提供給主管做決定。還要寫文疏，寫牌位，寫榜，要發公告周知大家……。文書行政倒也有不少的事情，它更關乎寺務運作是否能夠正常、順利。身為一個出家人，在初學的階段一定要把字寫好、把文章寫通，否則以後做什麼事情都無法做起來。
問(14)：寺院的行政人員，和友寺有事務往來的時候，在稱呼、應酬語言上，有什麼要注意的地方？
答：寺廟有寺廟的語言，出家人也有出家人的語言。往往一個寺廟住了幾百人、幾千人，並不是個個是君子、讀書人，當中各種份子都有，可謂「龍蛇混雜」。重要的是，彼此之間不會吵架。為什麼呢？因為有「叢林語言」。叢林當中，講話是不能得罪人的，任何事情都是說：「請教上下」、「請長老開示」、「對不起」、「學人慚愧」……。彼此語言的往來，不會質問，也不會產生糾紛。
而今，從一個寺院的住眾之間，要擴大和友寺做一些來往，進行一些聯誼，當中的應對和態度又該如何呢？首先要稱對方的職稱，如，「長老」、「當家」等等，以示禮貌、尊重。
中國人說「禮多人不怪」，中國人多謙虛、多尊重，現在的社會則提倡「包容」、「自我謙虛」。在和其他寺院來往，能將這些美德與理念發揮、實踐；多一些讚歎、多一些恭維、多給人歡喜，把對方看得很大，而將自己縮小，以「老二哲學」處事，如此一來，必定會交到很多朋友，會更受他人的重視與尊重。
談到與友寺來往交流，其實大家都是出家人，不需見外，也都是佛教，不需分你我。但是，「自我謙虛」還是相當重要的交往之道。
問(15)：寺院行政中，有時會以電話進行業務往來。在電話往來上，究竟要如何應對才好？
答：以電話往來，有的時候很容易產生誤會，因為電話兩頭，彼此看不到。如果講話粗氣，比方說，「講話啊！」、「誰？」、「你是誰？」、「你不講，我不睬你！」等等語言及口氣，就不得體。有的時候聽話聽不清楚，也會發生很多誤會。以至於用電話溝通、連絡的時候，更要客氣、更要謙虛以對。
中國的方言很多，因為聽不清、會錯意而產生誤會者，時而有之。例如，過去有人打電話給前故宮博物院院長秦孝儀先生，他開頭便說：「你是誰啊？」秦孝儀回；「我部長。」由於秦孝儀先生是湖南人，結果對方聽成「我不講」，於是回：「你不講？你講嘛！」秦孝儀又說：「我部長。」對方有些不悅地問：「你為什麼不講？」秦孝儀加強了語氣，說：「部長。」兩個人就這樣一來一往，產生了糾紛。
講電話，也要有電話的修養：
第一、要長話短說，不要佔用電話太久的時間。
第二、音量不要太大聲。
第三、多一點「請」、「對不起」、「謝謝」。
第四、要懂得稱呼，記住對方的名字、家庭關係。
這些都是必須要去注意的細節。
問(16)：寺院在與政府、機關團體、或是個人「書信往來」時，有哪些要特別注意的呢？
答：稱呼，署名，以及書信裡面的應酬、恭維、讚美……，這個公文書，要寫得給大家看了都能夠接受。尤其書寫信封時，天地格的掌握，還有地址、字體都有一定的規格。書寫有了差錯，對方會看不起你，認為你連個信封都不會寫。
一般來說，受信人的名字，其位置要高一點，受信人的地址低一點，寄信地址又更低一點。就是受信人姓名之首字，不可低於受信人地址的首字。另外，受信人的名字要寫到中間，不能寫到旁邊。寄信人姓名也應寫明，尤其是寄掛號信及限時專送的信件。
像這許多書寫信封時的一些小事，卻是必須要注意和留心之處；小事都沒有錯誤，將來大事就不至於出差錯了。
問(17)：個人、團體、單位互相往來，除了用電話、e-mail連絡外，有時候可以用較為簡便的方法，也就是「便條」。寫便條時有什麼要特別注意的？
答：便條的使用，是在過去沒有電話的時代，一個寺院道場並不是拿起電話就打，而是以「便條」連繫、知會各單位。比方說，寺院有客人來拜訪，當家師要寫一張便條給庫房：「見條，請準備五人份的客飯，某點某時，在某某地方，客人要用齋，某某人陪他用飯。」庫房一看，便知道客人的行情，應該要如何準備，心裡就有個譜。
又譬如客堂，今天寺院來了什麼客人，必須向大和尚報告，並請示某某地方的長老駕到，如蒙接見，或需要請示、開示者。像這一類的情況也需要書寫便條。可以說，在寺院裡，過去的便條就等於現在簡便的電話。
其實，也應該要有便條，因為有留下字句。電話不算，寫個字條，寫個收據，寫個借條來，以留下的文字為證據，還是有必要的。至於應該怎麼寫？用心，就是祕訣。
問(18)：信徒要開店了，請法師「取店號」，生兒育女也要法師「取名字」。要怎麼樣取，才是一個好名字呢？
答：一個常住，能做到知客、當家，都應該具備這許多本領。寺院道場的信徒很多，而信徒不通這許多關節，寺廟的出家人，是大眾的老師，就要給他一點幫助。
關於命名，名字太多也很難定。總之，中國人的名字，筆劃不要太多，但是念起來不會走音，產生誤會，而成了另外一個意思。此外，正常的、順利的、容易叫、說、寫的，就是好名字。
店名也是一樣；店家或公司，就其是交通的、衣食的、還是裝潢等各行業，就各自以其意思，寫一個吉利的招牌。總而言之，命名只要雅而不俗，叫起來順口、響亮、不怪異、偏僻，就是好名字。
問(19)：對於一些婚喪喜慶的喜幛、輓聯、題詞等等，應該怎麼樣應對？
答：這個應該是一個出家人要會的，所謂「會在是不難，難在是不會」。信徒佛化結婚，可以題「菩提眷屬」、「佛化鴛鴦」、「共命之鳥」、「美滿姻緣」等等，寫個喜幛，為其祝賀；信徒過壽了，可以寫「壽同須彌」、「無量壽佛」、「福如東海」、「壽比南山」等等。而輓幛，則有「花開見佛」、「垂範人間」、「功德圓滿」、「華枝春滿」等。
出家人還是得具備這些基礎的文書，基礎的世學，基礎的文學等常識，都能通達一點，以便要用。
問(20)：寺院道場要認識哪些與寺務有關的政府單位？
答：一個寺廟，必定得認識的就是派出所、村里長。這些都是就近的、最貼近的政府單位。再往上，除了警察局以外，有縣政府，而縣政府當中，最重要的就是民政局宗教禮俗科，以及教育科、教育局、財政科、社會局……，其業務都與寺院道場有一些關聯。
縣政府以外，再往上便是主管宗教的內政部民政司，是跟寺院最有關係的；另外，教育部則視寺廟的性質而定，像現在的佛教辦大學，都得與教育部高教司會來往。
問(21)：寺院道場與政府往來上，有什麼樣的行政業務？
答：一個寺廟和政府之間，應該如何往來？又該保持著什麼樣的關係呢？說起來，出家人為方外之人，和寺廟都不涉及政治。但其實一個寺院道場，與世俗社會相關的問題很多，譬如，政府發來一個通知，寺院僧人看得懂嗎？明白怎麼響應嗎？知道應該怎麼樣回覆嗎？寺院總不能對這些公文來函相應不理。
有時候，政府寄來稅單，要寺廟報稅，或者要報戶口，或者要求寺廟報告一年下來做了哪些事情，舉辦哪些活動等等，也不能相應不理。有時候，政府欲發動民間團體，要社會群策群力，希望寺院協助幫忙，也不能說不管、置之不理。
基本上，和寺院與來往的相關政府機關有：主管宗教的內政部民政司，與各種內政事務有關；甚至於要出國，必須與外交部有所交涉往來；準備創辦一個民間的補習班，計劃開辦社區大學、設立文教基金會，這些事務都與教育部有關係。
佛教的出家眾，和當今政府的一些行政事務，還是要互通往來的；當然，寺廟沒有政府機關專精、周全，但是也不能太差勁，不能和政府官員說：「我不懂！」、「我不會！」如此，佛教就太落伍。為了表示佛教不落伍，出家人應當要多多學習文書行政！
問(22)：一個行政人員必須瞭解哪些與宗教有關的法令、章程？
答：寺廟登記財團法人，寺廟建造，寺廟變更登記，寺廟的董事會，寺廟的宗教法，與各個有關團體的各種法制，還有財務法令、房屋稅、地價稅、營業稅、土地增值稅、殯葬管理條例等等，都應該有所瞭解，平時多加留心政府對一些相關法令的政策。尤其，現在一些殯葬業者與寺廟，為了公墓，為了塔院，一直糾紛不已。其實，這都屬於利之所至，因而爭執不斷。
可以說佛教就等於一塊大餅，慢慢的，大家發現其中的利益，都來侵貪，吞食這塊大餅，佛教因此越來越縮小，甚是可惜。因此，佛門應該要及早做好防備。
問(23)：寺院的財務應該怎麼樣運作呢？
答：寺廟最好是不要有錢，所謂「憂道不憂貧」。寺廟沒有錢，就是平安；寺廟沒有錢，大家就會精進用功辦道。錢財，是爭執的東西，不需要太多，只要夠吃，足夠將之運用於佛法事業的建設與推展，就足矣！
寺廟的錢財要有收支預算，也就是一年收入多少錢，運用多少錢。最好是把錢都用掉，不要覬覦。或許有人會認為：「不能不防備，往後恐怕會有各種的災情及災況，應當多一些儲蓄，以防萬一。」確實，一、二分，少數少量是可以的。其實，佛教也不需要過分防備，因為佛教有佛祖、有信徒，他們都是我們的「防備者」啊！
問(24)：行政最重要的工作內容就是人事與文書。在人事行政上，應該注意什麼？
答：人事要公平，人事要公開，人事要懂得提拔人才，人事要激勵大家，使其上進，使其升高。另外，應有的福利不可間斷，不能讓大眾吃虧。個人、當權負責任的人，可以吃一點虧，但大眾不可以吃虧。我們也要學習吃虧，既使是做職事的人也該學會吃虧。而且吃虧就是討便宜，何樂而不為！
人事行政、人事管理上，要讓大眾得利益；大眾都有利益，就會對常住很好。所以，具備「供養大眾」這樣的發心，之於負責人事行政者，乃至於常住，都是非常重要的處事觀。
問(25)：「資料管理」是行政工作不可忽視的一環，能不能請您為我們談談資料管理的重要？究竟要怎麼樣做好資料管理呢？
答：水準高的寺院道場，都十分重視歷史、重視資料，尤其是人事資料。倘若今年不保存，明年可能就沒有了。所謂歷史痕跡，要懂得存留下來。
過去有徒眾對我說，因為沒有查詢舊例，因而舉辦的法會不如法；也有徒眾請示：「今年的活動應該如何舉行？」我告訴他：「參考往例。」因為能夠「豎窮三際」，做事就不至於有所欠缺，並且能夠隨時局而有所創新，又能與宗風相應。當中最重要的就是「資料的存檔」！
幾十年前的事務會議，幾年前人事的調動，以及寺院相關的照片、公文書、稅單、帳本、通知信函等資料，都是珍貴的歷史，能夠建檔保存，予以編號、分類管理，甚至建立檔案室保存資料、管理資料，則寺廟歷史百年如一日，如視當前。這不僅對於上下傳承、寺務運作、歷史考證等方面有一定的影響，更能夠彰顯一個寺院的水準。
問(26)：現在是一個科技的時代，寺廟行政人員有沒有必要學習電腦？
答：當然有必要。現代科技資訊發達，不學習，就不能趕上時代，甚至會被時代所淘汰。
如果在這樣一個時代，能善用科技這種方法於弘法利生上，就能隨順社會。寺廟行政人員能夠將之學會，更而應用於寺務行政、弘法事業上，不但受到社會大眾的看重，自己會覺得做什麼事情都能夠得心應手，而不至於這樣也不會，那樣也不懂，事事受挫。這不是很好嗎？
問(27)：一個稱職的行政人員，需要具備什麼樣的能力與條件？
答：稱職的行政人員要有豐富的常識：對人事的常識，對各種機構的認識，對整個社會脈動、時局的常識，要善於應用常識。佛門許多常識都要懂得，如法會、出坡、公務、經懺佛事的開牌。還要學會行政策劃、懂得總務會計、經歷四十八單、通達人際關係。
此外，要有人緣、胸量、包容，文字流暢、通順，要很正派，做事謙虛有禮、主動積極，為人正派、守時負責等等，這是一個行政人員應有的條件與能力。
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